Zeitmanagement – Auf der Suche nach der kostbaren Zeit

Wer hat an der Uhr gedreht…? Fragen sich viele Arbeitnehmer am Ende des Tages. Oft reicht der Arbeitstag schlichtweg nicht aus, um alles abzuarbeiten. Zeitdiebe, Zeitfresser und Zeitfallen lauern überall und stehlen uns wertvolle Zeit. Wir zeigen auf, mit welchen Methoden Sie ihre Aufgaben souverän meistern.

 

Stressbewältigung am Arbeitsplatz

Das Telefon klingelt, nebenbei überfliegen Sie die E-Mail, mit den Themen für das in zehn Minuten beginnende Meeting. Dabei wollten Sie doch noch „schnell“ vor der Besprechung eine E-Mail an den Kunden versendet haben. Im Laufe des Tages kommen dann neue dringende Aufgaben hinzu, sei es der Kollege, der um Rat bittet oder der Chef der auf dem Laufenden gehalten werden will. Spätestens am Nachmittag sind Sie bedient und wünschen sich Zauberkräfte.

 

Das kommt Ihnen bekannt vor?

 

Wenn Sie also feststellen, dass Sie nicht über Zauberkräfte verfügen, oder an der Volkskrankheit „Aufschieberitis“ leiden, wird es Zeit sich selbst zu organisieren. Stellen Sie ihre Zeitdiebe, wie unnötig lange Telefonate, die Beantwortung von E-Mails, oder den etwas zu ausufernden Flurfunk. Mit der richtigen Priorisierung ihrer Aufgaben, haben Sie schon morgens einen Überblick und können motiviert in den Tag starten.

 

Zeitmanagement – die Kunst seine Zeit optimal zu nutzen

 

Zum Thema Zeitmanagement gibt es Bücher und Ratgeber in Hülle und Fülle und es wurde nicht erst eine Methode zur idealen Zeitnutzung entwickelt.

 

Die ALPEN- Methode

 

Die ALPEN- Methode ist ein einfaches und prominentes Zeitmanagementkonzept. Sie erfordert nur wenig Aufwand und bringt Sie, bei konsequenter Umsetzung, strukturiert durch den Tag. Das Akronym ALPEN beschreibt die Abfolge des Planungsschemas:

  • Aufgaben, Aktivitäten und Termine des Tages, ohne Rücksicht auf deren Reihenfolge, auflisten. Notieren Sie sich alle (ja – ALLE, vom Meeting bis zur Postbearbeitung) Aufgaben, die Sie erledigen möchten. Was Sie einmal aufgeschrieben haben, vergessen Sie nicht so schnell.
  • Länge abschätzen: Planen Sie den Zeitaufwand, den Sie für jede Aufgabe benötigen. Und betrügen Sie sich dabei nicht selbst! Schätzen Sie den Zeitaufwand realistisch ein und bemessen Sie die Zeit nicht zu knapp. Die Zuordnung des Zeitaufwands für die Aufgaben dient nicht nur als Abschätzung, sondern soll einen zeitlichen Rahmen abstecken.
  •  Pufferzeiten einplanen: Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt. Es ist schwierig vorherzusehen, ob nicht doch ein plötzlicher Auftrag oder ein dringendes Telefonat dazwischenkommt oder der Kollege plötzlich krank wird. Ziel ist es folglich den Tag nicht zu „eng zu stricken“ und Pufferzeiten einzuplanen. Deshalb gilt die Faustregel: 60 Prozent ihrer Zeit können effektiv für Arbeit verplant werden. 20 Prozent sind als reine Pufferzeiten aufgeteilt und die weiteren 20 Prozent sind spontanen Aktivitäten und der Pflege von „sozialen Kontakten“ eingeräumt.
  • Entscheidungen treffen: Es lässt sich nicht vermeiden zu entscheiden, welche Aufgaben von höchster Priorität sind und welche sich auch noch morgen erledigen lassen. Legen Sie fest, welche Aufgaben die wichtigsten sind, gehen Sie diese an und halten Sie an ihrer Entscheidung fest. Lassen Sie sich von ihren priorisierten Aufgaben nicht abhalten, nicht von Kollegen (Nein sagen – auch wenn es schwer fällt) und nein, auch nicht von sozialen Netzwerken.
  • Nachkontrollieren: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Prüfen Sie im Laufe des Tages ob ihr abgesteckter Zeitrahmen realistisch ist und prüfen Sie regelmäßig ob Sie noch in der Zeit sind. Wenn nicht, wissen Sie am besten wo die Zeit geblieben ist und passen Ihr Arbeitstempo an.

 

Egal welches Wortspiel man verwendet. Am Ende muss sich jeder einen Überblick über seine Aktenstapel, Notizzettel, Online- Kalenderfunktionen und herum fliegenden Blätter verschaffen, seine Aufgaben planen und priorisieren. Setzen Sie sich Tagesziele, die auch zu erreichen sind, sodass Sie über den Tag hinweg motiviert bleiben. Wer sich selbst gut organisiert und seine Zeit richtig einteilt hat nicht nur bessere Aufstiegschancen, sondern auch weniger Alltagsstress.

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